În România, Otokar dispune de o reţea de puncte de servicii în măsură să asigure punerea în funcţiune, întreţinerea şi repararea vehiculelor dumneavoastră£.

Politica de prelucrare a datelor

Această politică prezintă informații cu privire la modul în care Otokar Europe Filiala București S.R.L., cu sediul social în Str. C.A Rosetti nr.17, biroul 009ResCo-work08,sector 2, București, România („Otokar România”), în calitate de operator de date, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când vizitați website-ul otokar.ro, sau când intrați în contact cu Otokar România în calitatea dvs. de reprezentant (e.g. reprezentant legal, angajat, colaborator, persoană de contact) al partenerilor contractuali/ colaboratorilor/ furnizorilor/ altor entități (publice sau private) cu care Otokar România are o relație comercială sau orice fel de comunicare; avem în vedere inclusiv reprezentanții unor potențiali parteneri contractuali.

Această politică este redactată în conformitate cu legislația aplicabilă relevantă, în special în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE ("GDPR").

Otokar România poate obține datele dumneavoastră cu caracter personal:

(i) direct de la dumneavoastră, atunci când ne contactați direct prin formularele de contact de pe website, sau prin alt mijloc de comunicare (e.g. e-mail, telefon, scrisoare);

(ii) de la societatea/ entitatea pentru care acționați ca și reprezentant/ persoană de contact sau alți reprezentanți ai acesteia (de exemplu, atunci când adresa dvs. este copiată la un e-mail ce ne este transmis, sau dacă datele dvs. ne sunt comunicate în alt mod de către un alt reprezentant al companiei/ entității în care activați);

(iii) în mod automat, atunci când vizitați website-ul nostru.

Datele pe care Otokar România le prelucrează sunt, după caz:

  • - Date de identificare și de contact: nume, prenume, denumire comercială a companiei , adresă, număr de telefon, adresă de e-mail, funcția în cadrul firmei dumneavoastră, semnătura.
  • - În cazul în care încheiem un contract direct cu dvs., vom prelucra în plus și informații bancare – atunci când sunt necesare pentru plăți (numărul contului bancar, IBAN, banca emitentă).
  • - Alte informații care ne sunt furnizate în mod voluntar prin formularele de contact de pe website, sau în general în cadrul comunicărilor dintre Otokar România și dvs./ compania dvs.
  • - Informații privind utilizarea website-ului (adresa IP, browser-ul utilizat, timpul petrecut pe website), precum și date colectate cu ajutorul modulelor cookie și altor tehnologii de urmărire. Informații suplimentare pe această temă sunt disponibile în Politica de cookie.

Pentru a asigura menținerea la zi a datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne semnalați orice modificare în acest sens, în special acele modificări care privesc datele dumneavoastră de contact.

Datele menționate mai sus obligatorii, lipsa acestora putând pune Otokar România în imposibilitatea de a încheia un contract cu dvs./ societatea dvs., de a asigura o comunicare eficientă sau de a pune în executare un asemenea contract, sau de a da curs solicitărilor primite prin formularul de contact de pe website. În unele situații, lipsa datelor ar putea pune Otokar România în imposibilitatea de a își îndeplini obligațiile legale, sau de a își urmări interesele legitime.

Datele menționate în Secțiunea 2 de mai sus sunt prelucrate de către Otokar România în contextul desfășurării obiectului său de activitate, după caz, pentru următoarele scopuri:

  • - Pentru a răspunde solicitărilor/ mesajelor dvs. adresate inclusiv prin email sau online prin intermediului formularului de contact, în temeiul art. 6 alin. 1 litera f) din Regulamentul GDPR (în vederea îndeplinirii intereselor legitime ale Otokar România de a asigura o bună comunicare cu partenerii/ potențialii parteneri contractuali/ colaboratori/ furnizori.
  • - Negocierea, încheierea derularea și gestionarea contractului încheiat cu dvs./ cu societatea pe care o reprezentanți, și eventual pentru modificarea și, după caz, încetarea acestuia, inclusiv pentru purtarea întregii corespondențe aferente sau după caz a negocierilor, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. b din Regulamentul GDPR (în vederea executării contractului, dacă acesta este încheiat direct cu dvs.), sau în temeiul art. 6 alin. 1 litera f) din Regulamentul GDPR (în vederea îndeplinirii intereselor legitime ale Otokar România de a derula contractul în bune condiții, și de a obține executarea corespunzătoare a obligațiilor asumate de părți, sau, după caz de a adapta contractul nevoilor părților)
  • - Îmbunătățirea produselor și serviciilor, prin optimizarea fluxurilor și proceselor, analiza și optimizarea costurilor și a bugetelor, segmentarea clienților, precum și testarea și utilizarea sistemelor informatice și a serviciilor IT (inclusiv stocarea bazelor de date în țară sau în străinătate), implementarea măsurilor de securitate a datelor cu caracter personal, în conformitate cu art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul GDPR (îndeplinirea intereselor legitime ale Otokar România de a desfășura activitatea în mod optim, sigur și eficient);
  • - Păstrarea, depozitarea și arhivarea documentelor, conform art. 6 alineat 1) litera c) (pentru îndeplinirea unor obligații legale) și f) din Regulamentul GDPR (îndeplinirea intereselor legitime ale Otokar România de a se putea apăra/ de a-și putea exercita drepturile în caz de necesitate);
  • - Întocmirea documentelor pentru plata serviciilor prestate (facturarea și plata facturii), întocmirea, înregistrarea și transmiterea documentelor financiare și fiscale, în temeiul art. 6 alineat 1), litera c) din Regulamentul GDPR (pentru îndeplinirea obligațiilor legale) sau în cazul în care un contract este încheiat direct cu dvs. inclusiv în temeiul art. 6 alineat 1), litera b) din Regulamentul GDPR (în vederea executării contractului).
  • - Constatarea, exercitarea și/sau apărarea drepturilor Societății în instanță sau în cadrul oricăror altor proceduri judiciare și/sau extrajudiciare, în temeiul art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul GDPR (îndeplinirea intereselor legitime ale Otokar România).
  • - Utilizarea serviciilor şi aplicaţiilor Otokar: informaţii referitoare la utilizarea de către dumneavoastră a aplicaţiei Otokar (pe propriul dispozitiv mobil) şi a serviciilor MyOtokar.
  • - Pentru a asigura în mod corespunzător (i) organizarea și implementarea procedurilor relevante de due dilligence (audit), (ii) desfășurarea procedurilor de negociere și (iii) pregătirea și semnarea oricăror documente preliminare sau documente din cadrul tranzacției în legătură cu orice potențială cesiune, vânzare, transfer sau alte acte de dispoziție în legătură cu contractul încheiat cu dvs./ cu societatea dvs., sau în legătură cu orice alte drepturi aferente, sau în legătură cu acțiunile/participația la capitalul social al Otokar România sau în alte tipuri de finanțări de activități, precum și (daca este cazul) pentru organizarea și desfășurarea oricăror astfel de operațiuni și/sau a oricărui alt tip de proces de reorganizare/restructurare, în temeiul art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul GDPR (îndeplinirea intereselor legitime ale Otokar România).
  • - Administrarea cererilor/ solicitărilor dvs. și formularea răspunsurilor în legătură cu contractul încheiat cu dvs./ cu societatea dvs, și, după caz, în legătură cu datele cu caracter personal, în temeiul art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul GDPR (îndeplinirea intereselor legitime ale Otokar România de a desfășura activitatea în condiții optime, evitând/ diminuând riscul de pierderi financiare sau de altă natură).
  • - Pentru a vă contacta în cazul în care vehiculul dumneavoastră Otokar face obiectul unei campanii tehnice sau de retragere. Când este cazul, în funcție de importanța acestor campanii (evitarea unui risc față de pasagerii unui vehicul, deteriorarea vehiculului etc.), Otokar România va lua legătura cu dumneavoastră fie direct, fie prin intermediul punctelor de servicii autorizate, utilizând datele de contact pe care le-ați comunicat, în temeiul art. 6 alineat 1), litera c) din Regulamentul GDPR (pentru îndeplinirea obligațiilor legale).

Având în vedere că Otokar România face parte dintr-un grup internațional de companii, prin intermediul website-ului puteți accesa și paginile de socializare și alte platforme ale rețelei noastre internaționale (prin butoanele dedicate din josul paginii), acestea fiind deținute de Otokar Europe SAS, identificată cu numărul 534 167 796 RCS Pontoise, cu sediul în 24 rue du Noyer Parc Les Scientifiques De Roissy Lot A-3, 95700 Roissy- en-France („Otokar Europe”), în calitate de operator.

Mai multe informații în legătură cu modul în care Otokar Europe prelucrează datele cu caracter personal găsiți accesând https://www.otokareurope.com/en/personal-data.

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate în Secțiunea 3 de mai sus, datele cu caracter personal pot fi transmise către terți, inclusiv către alte entități din grup, către alt personal implicat în derularea contractului încheiat cu dvs./ societatea dvs. (de exemplu dacă aceștia sunt copiați la corespondența pe care o purtăm cu dvs.), subcontractanți utilizați de Otokar România, firme de servicii IT, telecomunicații, curierat, arhivă, de pază și securitate, etc., alți parteneri contractuali (avocați, consultanți, contabili, cenzori și auditori, executori judecătorești), potențiali/ viitori achizitori ai oricăror drepturi legate de contractul încheiat cu dvs./ societatea dvs., sau autorități publice, în toate cazurile în conformitate cu reglementările aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.

- Datele transmise terților vor fi, în toate cazurile, adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul în care au fost colectate si care permite transmiterea către un anumit terț.

- În ceea ce privește website-ul otokar.ro, acesta este gestionat, administrat și întreținut de Otokar Europe, în calitate de persoană împuternicită a Otokar România. În acest context, Otokar Europe furnizează servicii legate de funcționarea, gestionarea și întreținerea website-ului, pentru care va avea nevoie să acceseze datele dumneavoastră cu caracter personal, pe care le va prelucra în numele și pe seama Otokar România. Astfel de servicii includ: redirecționarea formularelor de contact primite prin intermediul site-ului web, servicii de mentenanță, servicii de găzduire. În orice caz, activitățile de prelucrare efectuate de către Otokar Europe se vor realiza în conformitate cu prevederile Regulamentului GDPR și a acordului de prelucrare încheiat între Otokar Europe și Otokar România.

În vederea îndeplinirii scopurilor menționate în prezenta politică, putem transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către partenerii sau furnizorii noștri din state din afara Uniunii Europene/ Spațiului Economic European, inclusiv către alte companii din Grupul Otokar stabilite în Turcia. Este posibil ca, în anumite situații în care folosim datele dumneavoastră cu caracter personal, datele dumneavoastră să fie stocate pe servere aflate în state din afara Uniunii Europene/ Spațiului Economic European.

Vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către entitățile din afara Uniunii Europene/ Spațiului Economic European întotdeauna în conformitate cu prevederile legale aplicabile.

Astfel, transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către Otokar Otomotiv ve Savunma Sanayi A.Ș., o entitate din cadrul grupului Otokar, situată în Turcia, in vederea furnizării de către aceasta a unor servicii, precum (i) procesarea de plăți, (ii) servicii IT, (iii) găzduirea și stocarea datelor pe serverele din Turcia, (iv) servicii de suport pentru activități post-vânzare.
În vederea efectuării acestui transfer către Turcia, am încheiat o serie de clauze contractuale standard cu entitatea din Turcia, care asigură un nivel adecvat de securitate al datelor dumneavoastră cu caracter personal, și care oferă un nivel de protecție al datelor similar cu cel impus de legislația aplicabilă în România.

Otokar România și, dacă este cazul, operatorii săi parteneri atent selectați, aplică mai multe măsuri de siguranță, precum instrumente de criptare și de autentificare de înaltă clasă pentru a proteja și păstra securitatea, integritatea și disponibilitatea datelor dumneavoastră. Chiar dacă este imposibilă garantarea securități absolute împotriva accesului neautorizat în timpul transferului de date pe internet sau pe un website, Otokar România, prestatorii de servicii și partenerii săi fac tot posibilul să vă protejeze datele cu caracter personal conform reglementărilor în vigoare referitoare la protecția datelor, aplicând măsuri de securitate fizică și electronică și un proces bazat pe tehnologie de vârf. Noi aplicăm, între altele, următoarele măsuri:

  • - Criterii stricte pentru a autoriza accesul la datele dumneavoastră conform principiului „nevoii de cunoaștere” (limitarea la un număr de persoane cât mai mic posibil) și exclusiv în scopurile prestabilite
  • - Transfer de date colectate sub formă criptată, în majoritatea cazurilor.
  • - Protecție prin firewall pentru sistemele informatice, pentru a le proteja împotriva accesului neautorizat, de exemplu al hackerilor.
  • - Control permanent al accesului la sistemele informatice pentru a detecta și a preveni utilizarea abuzivă a datelor cu caracter personal.

Dacă primiți o parolă din partea Otokar România sau dacă ați ales una chiar dumneavoastră pentru a accesa anumite servicii, spatii de pe website-ul sau alte portaluri ori aplicații oferite de marca noastră, aveți responsabilitatea de a păstra confidențială parola și de a respecta toate aceste proceduri de securitate asupra cărora sunteți informat. Vă rugăm să nu divulgați niciodată parola.

Prelucrarea datelor dumneavoastră (inclusiv stocarea) se realizează pe întreagă durată de valabilitate a contractului încheiat cu dvs./ societatea dvs., și ulterior, în general pentru o perioadă rezonabilă necesară pentru scopurile descrise mai sus, după cum urmează:

  • - pe durata termenului de prescripție (în general 3 ani) după încetarea contractului, în vederea exercitării, conservării și/sau apărării drepturilor și intereselor Otokar, sau, dacă e cazul, până la soluționarea/rezolvarea definitivă a oricăror pretenții, dispute sau proceduri (inclusiv faza de executare silită),
  • - în conformitate cu obligațiile legale, pe perioadă impusă de acestea (de exemplu, 5 sau 10 ani potrivit legislației contabile), dar în orice caz nu pentru o perioadă mai lungă decât cea permisă de legea aplicabilă.

Informațiile transmise prin formularul de contact de pe website-ul nostru vor fi păstrate până la finalizarea definitivă a solicitărilor/ sesizărilor transmise prin respectivul formular, precum și pentru o perioadă ulterioară rezonabilă pentru a ne asigura că nu există potențiale reclamații/ litigii viitoare împotriva noastră (de regulă, 12 luni de la ultima comunicare cu dumneavoastră în legătură cu solicitarea/ sesizarea respectivă). În caz contrar, datele vor fi păstrate în vederea exercitării, conservării și/sau apărării drepturilor și intereselor Otokar, pe durata termenului de prescripție (în general 3 ani) sau, dacă e cazul, până la soluționarea/rezolvarea definitivă a oricăror pretenții, dispute sau proceduri (inclusiv faza de executare silită).

În plus, în cazul în care relația cu dvs./ cu societatea dvs. nu s-a materializat în încheierea unui contract, vom păstra datele dvs. și alte informații relevante, pentru a evalua și a evita potențiale reclamațiile împotriva noastră, pentru a putea declanșa proceduri judiciare sau pentru a evalua reclamațiile împotriva dumneavoastră, împotriva noastră sau împotriva terților, pe toată perioada în care pot fi declanșate procedurile corespunzătoare (în general 3 ani), sau până la soluționarea/rezolvarea definitivă a oricăror pretenții, dispute sau proceduri (inclusiv faza de executare silită).

La finalul perioadei de păstrare a datelor dvs. cu caracter personal, Otokar România va șterge, distruge sau anonimiza datele dvs. cu caracter personal în condiții de siguranță.

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul GDPR:

  • dreptul de acces la datele cu caracter personal, adică dreptul de a obține din partea noastră o confirmare că prelucrăm sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective, precum și la informațiile arătate de articolul 15 alineatul (1) din Regulamentul GDPR;
  • dreptul la rectificare, adică dreptul de a obține de la noi, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete care vă privesc.
  • dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), adică dreptul de a obține ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, în situații specifice prevăzute de art. 17 alin. 1 din Regulamentul GDPR;
  • dreptul la restricționarea prelucrării, adică dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazul în care se aplică unul din cazurile arătate de articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul GDPR;
  • dreptul la portabilitatea datelor, adică dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, inclusiv dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea noastră, atunci când prelucrarea se efectuează în temeiul consimțământului dumneavoastră (conform articolului 6 alineat 1) litera a) sau articolului 9 alineat 1) litera a) din Regulamentul GDPR), sau în temeiul unui contract (conform articolului 6 alineat 1) litera b) din Regulamentul GDPR);
  • dreptul la opoziție adică dreptul de a vă opune din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri, atunci când aceste prelucrări se efectuează în baza interesului legitim al Otokar (respectiv art. 6 alineat 1), litera f) din Regulamentul GDPR).
  • procesul decizional individual automatizat, adică dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă; Menționăm că Otokar România nu efectuează activități de prelucrare a datelor dvs. exclusiv prin mijloace automate și nu utilizează datele dvs. cu caracter personal în scopul creării de profiluri. Vă vom informa dacă, în viitor, vom decide să includem mijloace automatizate în efectuarea activităților noastre de prelucrare a datelor cu caracter personal.
  • dreptul de a fi informat, fără întârzieri nejustificate, cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal, în cazul în care încălcarea securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră;
  • dreptul de a va retrage consimțământul, atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în temeiul consimțământului dumneavoastră. Aveți dreptul de a va retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

Vă puteți exercita oricare dintre drepturile enumerate mai sus, sau puteți adresa orice întrebare legată de prelucrarea datelor dvs. personale, printr-o cerere scrisă transmisă la:

  • - sediul nostru din Șoseaua București-Ploiești nr. 7A, etaj 3, sector 1, București, România, sau
  • - office.bucharest@otokar.ro

În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecția datelor, Otokar România va răspunde acestei solicitări conform celor prevăzute de Regulamentul GDPR, ca regulă, fără întârzieri nejustificate și în orice caz în cel mult o lună de la primirea cererii.

Aveți, de asemenea, dreptul de a vă adresa autorității de supraveghere sau instanței de judecată în cazul în care vă considerați lezat de prelucrările efectuate de Otokar România asupra datelor dvs. cu caracter personal. În România, autoritatea de supraveghere este: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 - București, Romania, www.dataprotection.ro.

Pentru orice întrebare asupra utilizării datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la următoarele date de contact:

Otokar Europe Filiala Bucureşti S.R.L.

Str. C.A Rosetti nr.17, biroul 009ResCo-work08,sector 2, București, România sau

E-mail: officebucharest@otokar.com